Vos missions

En lien direct avec le responsable de l'établissement, vous serez son/sa véritable Assistant(e).

Vous interviendrez sur : 

• Organisation et accueil
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
  • Accueillir physiquement les rendez-vous internes et externes et s’assure de la logistique (préparation de plateaux, disponibilité des salles de réunion, plateaux repas…) ;
  • Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, salons, visas, hôtel…) en optimisant les coûts ;
• Ressources Humaines
  • Participer à la gestion de l’administration des stagiaires (demandes de stage, convention, plannings, réponses…) ;
  • Contacter les candidats pour les convoquer aux entretiens d’embauche et assurer le suivi avec les managers.
  • Initier les demandes / révocations d’accès informatiques suite aux embauches, départs et mobilités
• Gestion et intendance
  • Réceptionner, trier, distribuer et affranchir le courrier en tout confidentialité ;
  • Commander et assurer le stock des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
  • Suivre l’intendance et solliciter les services et responsables concernés (taille pelouse, pannes diverses, …).
• Communication
  • Rédiger et diffuser des supports de communication (notes de service, news, compte rendu Pilotage, organigramme, planning cadres de permanence…) et s’assurer de la tenue à jour du panneau d’affichage ;

Horaires : du lundi au vendredi 8h30 - 12h / 13h30 - 17h