Vos missions

Rattachée au Responsable Administratif et Financier, vous intervenez notamment sur les missions suivantes.

Vos missions

Accueil et secrétariat

Vous assurez le bon fonctionnement de l'accueil du site :

• Accueil physique des visiteurs ;

• Gestion du standard téléphonique et orientation des appels ;

• Réception, ouverture et distribution du courrier ;

• Réception des livraisons et documents déposés à l'accueil ;

• Numérisation, classement et archivage des documents administratifs ;

• Gestion courante et tenue de l'espace d'accueil.

Assistance à la comptabilité fournisseurs

Sous la coordination de la comptable fournisseurs, vous participez au traitement administratif des factures :

• Réception et centralisation des factures fournisseurs ;

• Numérisation et intégration dans le logiciel comptable ;

• Vérification des mentions administratives obligatoires ;

• Transmission des factures aux différents responsables pour validation ;

• Suivi des factures en attente de validation ;

• Classement et archivage des factures et justificatifs ;

• Assistance au pointage et au lettrage des comptes fournisseurs ;

• Traitement des demandes et relances fournisseurs de premier niveau ;

• Préparation des pièces nécessaires à la comptable fournisseurs.

Le rapprochement des factures avec les bons de commande et bons de livraison est assuré par les assistantes techniques.

Gestion administrative d'une société partenaire

Dans le cadre d'une prestation de gestion réalisée pour une société extérieure au groupe, vous assurez également :

• La préparation et l'établissement des devis ;

• L'établissement et le suivi des situations de travaux ;

• La constitution administrative des dossiers d'appels d'offres ;

• La collecte et la mise en forme des différentes pièces demandées ;

• Le dépôt et le suivi administratif des candidatures et des offres ;

• Le classement et l'archivage des dossiers ;

• Le suivi des différents documents administratifs ;

• La coordination avec les responsables opérationnels de cette société.

Suivi administratif du personnel intérimaire

En lien avec les conducteurs de travaux et les gestionnaires RH, vous participez au suivi administratif de la main-d'œuvre intérimaire :

• Réception et contrôle des contrats de mise à disposition et contrats de mission ;

• Vérification des informations relatives au salarié, au chantier, à la qualification, aux dates, horaires et tarifs convenus ;

• Signalement des erreurs ou écarts aux agences d'intérim ;

• Relance et collecte des contrats manquants ;

• Classement et archivage des contrats ;

• Mise à jour des tableaux de suivi des intérimaires ;

• Collecte des informations auprès des conducteurs de travaux ;

• Suivi des entrées, prolongations et fins de mission ;

• Transmission des éléments nécessaires aux équipes RH et comptables ;

• Alerte en cas d'anomalie ou de document manquant.