Géométrie Variable : Offre d'emploi
Office Manager (H/F)
Toulouse CDI
L’entreprise
Rejoignez une PME engagée dans les métiers de l'environnement
Notre client est une PME spécialisée dans les études environnementales, l'écologie appliquée, la biodiversité et l'accompagnement de projets intégrant les enjeux réglementaires liés aux milieux naturels.
L'entreprise intervient auprès d'acteurs publics et privés, avec des équipes techniques et de terrain engagées sur des projets environnementaux variés.
Dans un contexte de structuration interne et de fonctionnement multi-agences, l'entreprise recrute un(e) Office Manager afin de renforcer sa fonction support, fiabiliser ses processus administratifs et accompagner le déploiement de nouveaux outils de pilotage.
Vos missions
Rattaché(e) directement au dirigeant, vous intervenez comme interlocuteur(trice) central(e) entre la direction, les responsables d'agence, les équipes internes, le cabinet comptable, les clients, les fournisseurs et les partenaires externes.
Votre mission consiste à sécuriser le fonctionnement administratif de l'entreprise, fluidifier la coordination avec les agences et contribuer à une organisation plus structurée, fiable et efficace.
Administration des ventes, facturation et suivi du chiffre d'affaires
Vous assurez le suivi de la facturation clients, des relances, des encours et des règlements.
Vous contribuez également au suivi du chiffre d'affaires, à la fiabilisation des données administratives et à la bonne circulation des informations nécessaires à la facturation.
Interface comptable et gestion administrative
Vous êtes l'interlocuteur(trice) opérationnel(le) du cabinet comptable.
Vous préparez et transmettez les éléments nécessaires, suivez les frais professionnels, organisez les justificatifs et contribuez à la fiabilité des données administratives et financières.
Coordination administrative avec les agences
Vous travaillez en lien régulier avec les responsables d'agence et les équipes internes.
Vous centralisez les informations, relancez les interlocuteurs, harmonisez les pratiques administratives et contribuez à fluidifier le fonctionnement quotidien entre les agences et la direction.
Déploiement ERP/CRM et outils de pilotage
Vous participez au déploiement de l'ERP/CRM et à la structuration des données clients, commerciales et administratives.
Vous accompagnez les utilisateurs dans l'appropriation de l'outil et contribuez à en faire un véritable outil de suivi et de pilotage.
Moyens généraux, achats, matériel et déplacements
Vous organisez les achats courants, les moyens généraux, les déplacements professionnels et le suivi du matériel : EPI, équipements terrain, jumelles, consommables et autres outils nécessaires aux équipes.
Certifications, salons et appui transversal
Vous contribuez au suivi administratif des certifications, notamment MASE, en lien avec la direction et les responsables concernés.
Votre profil
Vous disposez d'une expérience significative en office management, administration des ventes, coordination administrative, assistanat de direction élargi ou fonction support en PME.
Une expérience dans un bureau d'études, une PME technique, l'environnement, l'ingénierie, le BTP, les services ou une organisation multi-sites serait particulièrement appréciée.
Vous êtes à l'aise avec :
- la facturation et les relances clients ;
- le suivi administratif et les tableaux de bord ;
- les outils bureautiques, ERP, CRM ou outils de gestion ;
- la coordination avec plusieurs interlocuteurs internes ;
- l'organisation pratique : achats, frais, matériel, déplacements.
Qualités attendues
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre fiabilité, votre autonomie et votre sens de l'organisation.
Vous savez relancer, cadrer et faire respecter des règles de fonctionnement, tout en conservant une posture diplomate et constructive.
Vous aimez les environnements PME, les organisations à taille humaine, les métiers de terrain et les contextes où votre action a un impact direct sur le fonctionnement de l'entreprise.
Une appétence pour les outils digitaux, l'amélioration continue et l'usage raisonné de l'IA sera appréciée.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Un poste stratégique, directement rattaché au dirigeant et concret dans la structuration de l'entreprise
- Un métier qui a du sens : Une PME engagée dans les métiers de l'environnement, de l'écologie appliquée et de la biodiversité.
- Une grande diversité de missions et un rôle central.
- Une métierrélationnel , relation de proximité avec les agences, les équipes terrain et les partenaires.
- Package attractif : 34 / 36 K€ selon expérience) + avantages
