Vos missions

• Assister dans la gestion et l’organisation administrative des activités du chantier (gestion du planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,)
• Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse
• Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats
• Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, ...)
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage
• Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d'intervention
• Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, …) nécessaires à la mise en œuvre du chantier
• Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier
• Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise
• Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
• Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier
• Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes
• Réaliser le dossier d’exécution et le repérage des contraintes du chantier
• Rédaction du plan de sécurité et de protection de la santé
• Élaboration des fiches de contrôle du plan d’assurance-qualité
• Déterminer les besoins en main d’œuvre, en matériaux et en matériels pour les ouvrages
• Responsable de l’organisation, le management et l’exécution de travaux

COMPENTECES REQUISE

• Connaissances en management
• Capacités d’analyse
• Esprit critique
• Rigoureux
• Sens de la responsabilité
• Sérieux